Les dépenses provenant de la calculatrice de coût de roulement du personnel sont une estimation de l’industrie selon les paramètres de votre entreprise. Les hypothèses sont décrites ci-bas.

DÉPART DE L’EMPLOYÉ

1) Démission et gestion

Plusieurs heures de travail sont perdues dès lors qu’un départ est annoncé. L’employé rencontre son gestionnaire pour lui indiquer son départ. Ce dernier rencontrera son propre gestionnaire à son tour et toute l’équipe pour annoncer le départ. Le gestionnaire devra également rencontrer la majorité de ses employés pour réorganiser les plans de travail afin de réattribuer les tâches de l’employé sortant.

Vous payez alors des salaires pendant qu’aucune valeur n’est créée dans votre entreprise.

2) Transfert de connaissances

Vous voulez conserver le maximum d’informations que l’employé détient. Plusieurs journées sont nécessaires pour que l’employé sortant explique ses connaissances, ses projets et ses contacts à ses collègues. Malgré tout le temps investi à essayer de récupérer toutes les informations nécessaires pour que le travail ne soit pas interrompu après le départ de l’employé, bien des informations seront égarées. Les employés perdront du temps à comprendre comment leur ex-collègue faisait toutes ses tâches.

4) Traitement administratif (Ressources humaines)

Un départ occasionne beaucoup de paperasse de la part des ressources humaines. Le statut de l’employé sortant doit être terminé dans les systèmes de gestion de la paie et des avantages sociaux. On doit également lui faire parvenir une documentation de cessation d’emploi et traiter le transfert de ses comptes de retraite.

5) Heures supplémentaires

Si votre entreprise paie ses employés à taux horaire majoré après les heures régulières, il faut considérer la dépense. Les employés restants devront effectuer leur travail habituel en plus de la charge de travail de l’employé démissionnaire. Ils devront travailler en surtemps jusqu’à l’embauche d’un nouvel employé.

Si vous ne payez pas de surtemps, il y a tout de même un coût important. La surcharge de travail démotive les employés et ils deviennent moins productifs.

EMBAUCHE DE PERSONNEL

6) Affichage du poste

Afficher le poste sur les différentes plateformes d’emploi est plutôt dispendieux. Dans la région de Montréal, afficher un poste coûte entre 400 $ et 700 $ pour chaque plateforme parmi les plus populaires (Workopolis, LinkedIn, Jobboom et Monster). Des rabais peuvent s’appliquer si vous avez plusieurs postes à combler par année.

Selon la taille de votre entreprise, vous risquez d’afficher le poste sur votre site, sur plusieurs plateformes de recrutement et sur LinkedIn pour attirer les meilleurs talents dans votre entreprise.

S’ajoute à cela le temps de traitement des RH pour préparer l’offre d’emploi, l’affichage du poste et le coût des agences de recrutement pour les entreprises utilisant ce service.

7) Analyse des candidatures

Prévoyez quelques heures de la part des ressources humaines et des gestionnaires pour l’analyse des candidatures et la présélection des candidats. Il y aura également plusieurs appels aux candidats potentiels pour les convoquer en entrevue et répondre à leurs questions initiales.

9) Validation des références

Mieux vaut prendre le temps de valider les références et de compléter l’enquête de sécurité plutôt que de faire une mauvaise embauche! Les coûts sont plus importants lorsque vous embauchez des agences externes.

INTÉGRATION DES NOUVEAUX EMPLOYÉS

10) Traitement administratif

L’employé doit être inscrit dans tous les systèmes administratif de l’entreprise pour sa paye, la documentation RH, son inscription aux assurances collectives et son régime de retraite. Dans plusieurs entreprises, on lui expliquera également les régimes collectifs et on l’aidera à faire ses choix.

11) Formation

Plusieurs jours ou plusieurs semaines sont alloués à la formation des nouveaux employés. Plus vos systèmes et projets sont spécifiques, plus il faudra du temps pour les former. Selon une étude de l’Association for Talent Development’s sur un groupe de 340 entreprises, une nouvelle embauche demande en moyenne 31,5 heures de formation.

12) Perte de productivité

Aucun employé n’est efficace dès le premier jour. Il faut plusieurs semaines voire des mois avant qu’un nouveau salarié ne soit autonome et qu’il puisse effectuer ses tâches à un maximum de productivité. Les heures perdues en inefficacité sont ajoutées au coût du remplacement d’un employé. La courbe de poductivité varie de 25 % à 100 % entre les semaines 1 et 20.

Pensez-y bien :
1. Votre nouvel employé sera plus lent que son prédécesseur.
2. Chaque nouveau travail qu’il fera devra lui être expliqué par un collègue.
3. Il fera des erreurs qui peuvent être coûteuses pour l’entreprise.
4. Dans le meilleur des cas, ses collègues vérifieront les travaux et pourront corriger les erreurs. Mails ils auront perdu du temps à refaire une partie du travail, donc une perte de productivité…

COÛTS SUPPLÉMENTAIRES ET INDIRECTS

De nombreux coûts ne peuvent être inclus dans le calculateur comme ils sont très variables en fonction de chaque poste. Nous en listons plusieurs ci-dessous, prenez-les en considérations lorsque vous remplacez un employé.

13) Coût d’opportunité

Combien coûte réellement la démission d’un employé? Tout dépend de ses activités et de sa contribution à l’entreprise. L’employé produisait un travail qui n’est plus fait aujourd’hui ou du moins pas en totalité, car les autres employés ont déjà des obligations. Voici deux exemples simples pour illustrer le coût d’opportunité :

1. L’employé est un directeur des affaires. Celui-ci est très simple; le développement des affaires diminue en son absence. Moins de nouveaux clients sont approchés et moins de contrats sont signés. Non seulement il y a moins de nouveaux prospects, mais en plus il y a moins de ventes accessoires sur les contrats actuels. C’est une diminution directe des revenus. Indirectement, la qualité de la relation avec l’entreprise peut diminuer si le client appréciait particulièrement l’employé et qu’il était son principal point de contact.

2. L’employé est un analyste. L’impact sur vos revenus est tout aussi important. Les projets avancent moins vite. Vous avez moins de temps pour préparer des soumissions et des clients qui vous auraient donné un contrat peuvent faire affaire avec quelqu’un d’autre en raison des délais ou que vous n’avez pas pu être assez proactif. Un client aurait peut-être été prêt à une bonification de services, mais vous ne lui avez pas présenté comme il vous manquait des ressources…

14) Terminaison involontaire

Si vous terminez l’emploi involontairement de certains salariés, il faudra prendre en compte le coût des indemnités de départ et de la continuation des assurances collectives.

15) Perte de clients et prospects

Les ententes de non-compétition sont très difficiles à faire respecter. Même si vous y arrivez, des frais de cour peuvent s’appliquer.

Il faut s’attendre à perdre des clients fidèles lorsqu’un employé clé quitte l’entreprise, particulièrement pour un salarié en ventes ou au service à la clientèle. Il recontactera éventuellement tous ses anciens clients lorsque le délai de non-compétition sera écoulé et vous risquez de perdre des revenus.

16) Insatisfaction de la clientèle

Des temps de traitement de dossiers plus longs, des employés inexpérimentés ou un manque de continuité dans un dossier sont tous des effets négatifs du roulement de personnel. Ultimement, ces problèmes diminueront la qualité du service à la clientèle et risque de faire mauvaise presse pour votre entreprise.

17) Uniformes

Additionnez le coût des uniformes que vous offrez à vos employés.