Les bonnes pratiques de télétravail en tant que gestionnaire

Depuis le début de la pandémie, le télétravail a créé une transformation profonde du milieu professionnel. Même après la COVID, il est fort à parier que plusieurs entreprises continueront à l’encourager, de façon partielle ou complète.

Dans tous les cas, les organisations et les patrons doivent s’adapter à cette nouvelle réalité qui représente tout un défi. En effet, nos manières de travailler, notre style de gestion et notre rapport avec les collègues devront évoluer, si ce n’est pas déjà fait. Et ce n’est pas si simple à réussir!

Heureusement, il existe de bonnes pratiques à mettre en place pour faciliter le télétravail. 

1 – préparer l’environnement

D’abord, vérifiez que l’espace de travail et les outils des employés sont appropriés afin qu’ils puissent effectuer le travail dans des conditions optimales. Bref, est-ce qu’ils disposent d’un bureau et des ressources nécessaires pour bien réaliser leurs tâches?

Encouragez-les notamment à se créer un endroit dédié à leur emploi à la maison, si possible, et à s’assurer qu’ils sont confortables. Si c’est de votre ressort, n’hésitez pas à leur suggérer des solutions appropriées pour concevoir un lieu de travail agréable.

De plus, en tant que gestionnaire, il est conseillé de vous préoccuper de l’ergonomie. Vérifiez s’il est concevable pour l’entreprise de proposer le service d’un ergonome à domicile. Un ergonome a le rôle d’adapter les postes de travail afin de favoriser la santé et le bien-être des utilisateurs. Souvenez-vous que les problèmes physiques dus à de mauvaises positions peuvent coûter cher à l’organisation!  

Est-ce que la direction serait également ouverte à rembourser l’achat de dispositifs spécifiques assurant confort et fonctionnalité? Des accessoires, tels que des casques téléphoniques ou des chaises adaptées, peuvent être particulièrement appréciés.

Bref, veillez à ce que les employés aient tout ce dont ils pourraient avoir besoin et soient bien installés pour effectuer leur travail adéquatement et efficacement.

2 – garder le contact

Une autre bonne pratique de télétravail consiste à maintenir le contact avec ses employés.

En télétravail, il est facile de s’isoler et de prendre progressivement une distance vis-à-vis de son équipe. En tant que gestionnaire, il vous faudra peut-être faire davantage d’efforts pour préserver les liens.

Ainsi, planifiez des rendez-vous réguliers avec vos talents, autant pour parler du travail à réaliser que pour échanger des nouvelles et avoir des discussions plus informelles. Des rencontres individuelles et d’équipe sont indispensables pour prendre le pouls et garder le contact.

Mais il ne suffit pas de faire des rencontres. Il faut également qu’elles soient pertinentes et de qualité! Tenir compte des besoins de chacun et des exigences professionnelles sera essentiel.

Une multitude d’outils et de plateformes aident à conserver un bon lien : Skype, WhatsApp, Slack, Teams, Zoom, Google Meet & Hangouts … Identifiez ceux qui vous semblent les plus appropriés. Utilisez-les pour faciliter le partage de documents et le travail commun, mais aussi pour des échanges amusants et anecdotiques. Par exemple, vous pouvez en profiter pour envoyer des blagues ou des mèmes les vendredis en prévision de la fin de semaine!

3 – faire le suivi des tâches 

Le suivi de l’avancement des tâches et des jalons est une autre bonne pratique à mettre en place en télétravail.

Mais avant tout, rappelez-vous que pour avoir des employés performants, il faut d’abord établir une communication efficace avec eux. Dans cette optique, définissez clairement vos attentes et créez des procédures formelles de travail à distance.

Veillez à planifier des rencontres régulières avec tous les membres de l’équipe afin de suivre le progrès des projets. Certaines plateformes en ligne peuvent également aider, telles que Slack et Basecamp. Elles permettent d’identifier en un simple coup d’œil les tâches terminées et actuelles, ainsi que de mesurer leur avancement.

Mais attention de ne pas tomber dans la microgestion, où vous surveilleriez et contrôleriez étroitement les actions de vos employés. Ce type de gestion envoie le message que vous les percevez comme irresponsables et que vous doutez de la qualité de leur travail.

Un climat de confiance est pourtant essentiel pour favoriser l’engagement, la mobilisation et la loyauté de vos talents.

Le suivi devrait plutôt être utilisé pour que l’ensemble de l’équipe soit au fait des avancées des projets communs. De plus, il vous permet de prendre les décisions les plus adéquates et d’adapter les tâches le cas échéant.

Finalement, n’oubliez pas d’exprimer votre reconnaissance à vos employés! En manque d’idées pour y parvenir? Inspirez-vous ici.

4 – faciliter le travail d’équipe

Une autre bonne pratique du télétravail consiste à faciliter la collaboration. Il est important de trouver de nouveaux moyens pour assurer une collaboration optimale et favoriser la productivité, malgré la distance physique.

Heureusement, certains outils numériques aident grandement le travail collaboratif, tels que les systèmes de documents partagés et les plateformes d’échange.

De plus, les réunions d’équipe périodiques permettent de maintenir une vision commune des rôles et d’aligner les efforts dans la même direction.

5 – favoriser la cohésion d’équipe

En plus de l’esprit d’équipe, il faudra favoriser la cohésion afin de maintenir ou de développer un climat sain.

En tant que gestionnaire, tentez de trouver des moyens créatifs pour réunir les membres virtuellement. Ainsi, prévoyez des activités hors du cadre du travail. Certes, il y a les fameux 5 à 7 virtuels, mais vous pouvez aussi sortir des sentiers battus.

Pourquoi ne pas organiser un pool de hockey dans lequel les collègues créent leur propre équipe avec des joueurs de la LNH et suivent les points accumulés dans les parties pour désigner un gagnant à la fin de la saison? Ou encore, planifiez des séances de yoga par Zoom sur l’heure du dîner ou des jeux d’évasion en ligne.

Ces types d’activités stimulent la cohésion et favorisent le développement de liens entre les personnes, même lorsqu’elles ne sont pas présentes dans le même bureau.

6 – encourager la déconnexion

L’enjeu de la déconnexion en télétravail est soulevé depuis quelques années. Il est fort à parier qu’il deviendra encore plus présent dans le futur.

Le droit à la déconnexion fait référence à la possibilité pour les employés de débrancher leurs outils numériques professionnels en dehors des heures de travail.

Avoir son bureau à la maison crée une limite poreuse entre travail et vie personnelle. En ayant constamment nos outils professionnels à portée de main, il est facile de nous rendre disponibles en tout temps. Cela engendre un sentiment de culpabilité ou d’obligation à répondre continuellement aux sollicitations.

En conséquence, la charge mentale et l’anxiété augmentent. Faites attention de ne pas tomber dans ce piège!

En tant que gestionnaire, il est de votre responsabilité d’encourager cette déconnexion. D’une part, en évitant d’envoyer des messages en dehors des heures de bureau, et d’autre part, en demandant à vos employés de ne pas le faire également.

De plus, suggérez des périodes de non-disponibilité pendant les heures de travail dans lesquelles ils peuvent se déconnecter pour se concentrer sur des tâches ou prendre de réelles pauses. Ils n’en seront que plus efficaces!

Vous pouvez instaurer un système de calendrier dans lequel chacun note ses moments où il n’est pas disponible pour des appels, des messages instantanés et des réunions.

Du coaching pour vous aider

Afin de vous assurer de mettre en place les bonnes pratiques en télétravail de façon adéquate, il est conseillé de faire un sondage sur la mobilisation de vos employés.

Ceci permet à vos employés de s’exprimer anonymement sur leur milieu de travail, leurs relations avec les gestionnaires et leur vision de l’entreprise. Vous connaîtrez ainsi le niveau d’engagement et de satisfaction de votre équipe sur une multitude d’éléments. Ces sondages de mobilisation peuvent concerner le travail à distance, mais également les enjeux au bureau.

De plus, vous obtiendrez des conseils personnalisés pour aider à retenir les meilleurs talents et à rendre l’équipe plus productive. Des actions concrètes sont proposées et sont intégrées dans un plan pour opérer un changement véritable.

Enfin, l’outil de coaching automatisé pour gestionnaire peut vous permettre de développer votre potentiel en matière de gestion, en plus de créer un environnement professionnel sain et performant. Il y a toujours place à amélioration!

En conclusion

Le bureau à la maison apporte son lot de défis et modifie notre rapport au travail. En appliquant ces bonnes pratiques en télétravail, vous augmentez les chances d’avoir des employés heureux, productifs, efficaces et engagés.

Certes, la pandémie a chamboulé le milieu du travail. Mais elle a aussi permis de mettre en place des mœurs professionnelles constructives. Il nous revient d’apprendre de cette pandémie et de transformer l’épreuve en positif. 

Vous avez besoin de soutien pour améliorer la satisfaction et le rendement de vos employés à distance ou au bureau? Contactez-nous. Nous pourrons vous aider à agir sur les enjeux avant qu’ils ne deviennent un problème. Nous pourrons aussi vous guider afin de prendre les meilleures décisions pour votre personnel, basées sur des faits.