12 trucs concrets pour démarquer votre entreprise en télétravail

 

Motiver ses employés en télétravail et en attirer de nouveaux n’est pas facile. Nous vous partageons quelques unes des meilleures pratiques observées dans des entreprises du Québec.

La pandémie a provoqué un virage vers le télétravail complet pour un grand nombre d’entreprises. Beaucoup de patrons pensaient que c’était ce que les employés avaient tant désiré et qu’ils seraient des plus heureux.

Hé bien, ce n’est pas tout à fait le cas. Les avantages du télétravail sont très nombreux, mais le télétravail comporte aussi plusieurs inconvénients autant pour l’employé que pour l’organisation. Le sentiment de solitude, d’isolement et le manque de motivation sont parmi les plus grands enjeux du travail à distance.

Voici des phrases que l’on entend de plus en plus souvent par les gestionnaires en télétravail :

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On n’a plus ces petits moments informels… Ces moments où les collègues ricanaient à la machine à café et étaient heureux de faire partie de l’équipe. Les contacts sont devenus formels.

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J’ai de la difficulté à savoir si je communique assez avec mes employés. J’ai peu de retours… Est-ce que je communique trop, pas assez, juste assez?

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J’ai de plus en plus peur que le sentiment d’appartenance de nos employés s’estompe. Ils sont à la maison et se font contacter par des compétiteurs. Ce qui les retenait avant ne les retiendra peut-être plus pour très longtemps.

Vous vivez probablement des défis similaires de votre côté également. Nous avons rassemblé une liste d’actions faciles qui vous permettra de redéfinir votre environnement de travail, de plus en plus virtuel. Conserver la motivation en télétravail est essentiel et le niveau en est parfois fragile.

De nombreuses organisations utilisent Amélio pour identifier les lacunes et le risque de roulement de personnel grâce aux sondages de télétravail. Cela les aide à garder le cap et de s’assurer que les initiatives qu’elles prennent fonctionnent pour mobiliser leurs employés.

Les moments cocasses virtuels au siège social de Metro

Au siège social du groupe METRO, l’équipe d’acquisition de talents s’est donnée comme objectif de maintenir des moments de plaisir malgré le travail à distance. Lorsque l’équipe se réunit virtuellement, on débute la rencontre par de petits jeux. Il peut s’agir de jeux de calculs ou de jeux du type « Trouvez Charlie ». Ces jeux détendent l’atmosphère et entament la réunion dans une ambiance ludique et agréable.

À l’occasion, les rencontres débutent avec une question atypique, comme : « De quelle couleur est ton humeur aujourd’hui ? ». Les membres de l’équipe partagent ensuite quelques anecdotes du jour qui teintent leurs journées.

Le but est simple, s’offrir des moments informels, qui permettent de préserver un bon esprit d’équipe et de garder le moral ensemble à distance.

Au passage, vous pourriez poser de courtes énigmes en début de réunion, faire rigoler avec la blague de papa du jour ou bien un jeu des sept différences. Bref, un 5 à 10 minutes qui vous reconnecte avec vos collègues et qui redonne de la motivation en télétravail.

Les pratiques de reconnaissance chez Nexus Innovations

Nexus Innovations est une organisation qui s’est toujours positionnée comme l’une qui met ses employés de l’avant et qui applique l’adage disant qu’en favorisant le bien-être des employés, on favorise le bien-être et la croissance de l’entreprise.

1  Une surprise plus que sincère à la maison

Dans le but de reconnaître les efforts et le travail des employés dans le contexte de la crise COVID-19, les gestionnaires (coach) de Nexus ont pris le temps nécessaire pour sélectionner un cadeau simple et peu coûteux, mais qui ferait vraiment plaisir aux employés. Ils ont choisi un livre de recette de cocktails et mocktails, mais ce cadeau était accompagné d’une carte bien personnalisée.

Chaque employé a reçu, dans un mot de remerciements, la recette de sa personnalité. Par exemple : 1 oz d’humour noir, 3 oz d’énergie, 1.5 oz de charisme, etc. Le tout, livré en personne par le gestionnaire.

2  La carte de fête des mères… aux conjoint(e)s des employés!

Une carte de fête des mères a été envoyée aux conjoint(e)s des papas chez Nexus. On pouvait y lire : « Merci de prendre soin de votre 2e bébé! » sur une photo de l’employé, dont le corps a été remplacé par un corps de bébé.

3  Les sessions de reconnaissance

Chaque rencontre organisationnelle mensuelle chez Nexus se termine avec des Kudos (des éloges, des remerciements ou des félicitations). On permet alors à tous de partager de bons coups ou tout autre commentaire positif sur un collègue. La fin de ces rencontres se transforme donc en explosion de reconnaissance spontanée! Ces moments ont un effet d’entraînement. Lorsqu’un Kudo est lancé, plusieurs suivent et il devient même difficile de s’arrêter et de conclure la réunion!

Par ailleurs, l’énergique Claudia Lépine a aussi publié plusieurs des excellentes initiatives qui ont été réalisées à l’interne dès le début de la crise sanitaire. Jetez un œil à nos coups de cœur : « L’escouade bien-être », « Les enfants, hop au boulot vous aussi! » et « On bouge ensemble ».

La reconnaissance chez desjardins

Chez Desjardins, les membres de l’équipe de la Direction Accompagnement des administrateurs et du réseau sont soit en télétravail ou seul de leur équipe dans des bureaux situés partout au Québec. La nature de leur travail les amène à être fréquemment en déplacement et leurs tâches sont relativement indépendantes les unes des autres. C’est pourquoi Meyranie Gravel-Labelle, directrice de cette équipe, a sufairepreuve de créativité et a mis en œuvre différents moyens pour offrir de la reconnaissance personnalisée à chacun de ses employés 👏👏

Cette gestionnaire n’hésite pas à mettre de l’avant son équipe et c’est ce qui nous a inspirés le plus dans sa force de gestion.

  • Des lettres écrites à la main et envoyées par la poste  
    Ouvrir son courrier et y trouver une lettre de la part de sa gestionnaire, écrite à la main, qui détaille pourquoi sa contribution à l’équipe et à l’entreprise est importante et appréciée. C’est une des initiatives de cette gestionnaire qui démontre qu’une attention simple et très faible coût aura beaucoup d’impact sur l’équipe.

    Une lettre écrite à la main offre un message sincère, qui saura motiver chacun en renforçant la relation de collaboration entre le gestionnaire et ses employés et en créant un sentiment d’appartenance plus fort envers l’équipe et l’entreprise.  

  • Les boîtes « pour emporter » de messages positifs des collègues

    Il a été demandé à tous les membres de l’équipe d’inscrire un mot ou une phrase qui leur vient en tête lorsqu’ils pensent à chacun de leurs collègues. La gestionnaire de l’équipe a ensuite compilé les messages et les a déposés dans de petites boîtes chinoises « pour emporter ». Lors d’une activité de reconnaissance d’équipe, ces boîtes surprises sont remises aux employés pour qu’ils puissent prendre connaissance de comment leurs collègues les décrivent et ce qui leur fait penser à eux. 

    L’objectif de cette initiative de reconnaissance était également de pouvoir « piger » dans cette boîte à n’importe quel moment afin de se rappeler pourquoi et à quel point chacun est apprécié. Dans les moments plus difficiles, tel que l’isolement social provoqué par la pandémie mondiale de 2020 (COVID-19), la gestionnaire rappelait à chacun l’existence de cette boîte pour encourager l’équipe à traverser cette période inusitée.
     

 Je suis gestionnaire pour faire grandir mes employés, tout comme je suis mère pour faire grandir mes enfants. Pour moi, plus ils sont heureux au travail, mieux je réussis mon travail de leader.

Je suis contente de voir que ces attentions sont autant appréciées, je suis toujours aussi surprise de recevoir un appel téléphonique, une photo de la carte reçue, pour me dire merci. Ça fait chaud au cœur!

Meyranie Gravel-Labelle

Recréer l’ambiance de bureau, quelques jours par mois

De nombreuses entreprises ont pris la décision d’implanter le télétravail à long terme et plusieurs ont même décidé de fermer leurs bureaux afin d’ouvrir des bureaux satellites dans des espaces de travail collaboratifs.

Le télétravail est très apprécié, mais il ne fonctionne pas pour tout le monde à temps plein. Plusieurs employés ressentent de plus en plus le sentiment d’isolement ou le manque d’espace à leur domicile.

Savez-vous pourquoi beaucoup d’entreprises choisissent de s’implanter dans des espaces collaboratifs plutôt que de conserver leurs bureaux traditionnels?  D’abord, il y a la question de coût évidemment, mais c’est surtout pour la vie que ces espaces créent. Les meilleurs espaces s’assureront du bien-être de vos employés, à votre place.

Chez Amélio, c’est d’ailleurs ce que nous avons fait! Nous avons exploré de nombreux espaces et nous nous sommes arrêtés sur Montréal Cowork. C’est l’espace qui s’est le plus démarqué par son approche innovante pour allier les besoins en productivité avec le bonheur au travail.

Des exemples d’atouts pour attirer et fidéliser vos meilleurs employés? L’espace offre des salles de détentes pour bien reconnecter, des 5à7 hebdomadaires, beaucoup d’activités communes pour briser l’isolement et revenir prêt au travail après le dîner (Yoga, Judo, etc), une cabane à sucre annuelle et bien d’autres. Bref, vous conservez un personnel mobilisé, heureux et productif grâce à des experts de la communauté.

Si vous avez envie de découvrir l’espace, c’est par ici! Vous comprendrez pourquoi des entreprises comme Décathlon et Zenika ont choisi cet espace pour ouvrir des bureaux satellites il y a deux ans.

LA RELATION AVEC LE GESTIONNAIRE EN VIRTUEL

Les employés ne vous voient pas, mais ils doivent savoir que vous êtes là!

Pouvoir compter sur son gestionnaire motive les employés parce qu’ils sentiront que vous êtes présent pour votre équipe, même en télétravail. Pour certains, c’est même considéré comme étant la base du rôle d’un gestionnaire et de son leadership, qui va bien au-delà des compétences et connaissances techniques.

En tant que gestionnaire, voici quelques idées qui vous permettront d’être plus près de votre équipe à distance.

 

  • Portez attention aux employés qui s’expriment moins.
    Prenez des nouvelles de chacun pour éviter qu’ils se sentent oubliés ou isolés. Par exemple, les plus introvertis n’interagiront peut-être pas toujours dans les rencontres où toute l’équipe est réunie, mais, en rencontres individuelles, ils apprécieront que vous considériez leur opinion et que vous vous intéressiez à eux.
  • Considérez les préférences de chacun pour maintenir des liens.
    Utilisez différents canaux de communication, comme la messagerie instantanée, les appels téléphoniques ou vidéos, les messages de groupe, etc. Vérifiez ce qui fonctionne le mieux pour chacun. Par exemple, les plus extravertis se sentiront contraints d’échanger uniquement par courriel, car ils sentiront qu’ils ne vont pas au bout de leurs idées par écrit et que ce n’est pas aussi efficace que d’échanger de vive voix.
  • Planifiez de brèves rencontres récurrentes.
    Vous devriez échangez avec chaque employé plusieurs fois par semaine, même si ce n’est que quelques minutes. Le plus important est de maintenir un contact régulier. Si vous n’avez pas de sujet directement lié aux tâches de l’employé, discutez simplement et prenez des nouvelles.

    Demandez comment se passe le travail à distance pour eux et voyez s’ils anticipent des enjeux à venir dans leur travail. Discutez des nouvelles tâches qu’ils aimeraient faire éventuellement ou des défis professionnels qu’ils aimeraient relever dans les prochaines années. Intéressez-vous à eux et profitez de ces occasions pour aborder des sujets que vous n’avez pas eu le temps de discuter ensemble.

LA RELATION entre collègues en télétravail

 L’aspect social est un élément clé de la motivation au travail et même en télétravail, car plus les gens collaborent, plus ils s’estiment satisfaits au travail. Par contre, c’est aussi plus grand enjeu de la collaboration à distance.

Le sentiment d’appartenance est donc important. Il faut maintenir et renforcer ce sentiment de faire partie d’une équipe pour soutenir la collaboration virtuelle entre les employés.

En tant que gestionnaire, soyez attentif et offrez des moments qui permettent aux employés de maintenir des liens comme s’ils se trouvaient au bureau. Ce qui est réellement important est de maintenir des contacts fréquents, qui démontrent aux employés que leurs collègues sont présents même virtuellement. 

1  Rencontres d’équipes fréquentes

Des rencontres fréquentes permettront à l’équipe d’être réunie virtuellement à une fréquence normale ou plus souvent que s’ils étaient physiquement au bureau. Se réunir fréquemment est le premier pas vers un sentiment d’appartenance d’équipe et c’est une base essentielle pour la collaboration virtuelle.

  • Organisez chaque semaine des rencontres d’équipe virtuelles pour communiquer sur l’entreprise ou sur l’avancement des tâches de l’équipe. Rappelez aux employés ce qu’ils accomplissent en équipe, insister sur la collaboration entre les employés pour la stimuler davantage.
  • Privilégiez une rencontre qui permette de faire un tour de table où chacun pourra présenter ses tâches en cours ou à venir. Ce qui évite que certaines personnes s’effacent du groupe et se sentent moins impliquées ou concernées par ces rencontres.
  • Favorisez la collaboration et l’entraide lorsque quelqu’un semble surchargé ou pourrait l’être prochainement. Demandez aux employés s’ils pourraient bénéficier de l’aide de quelqu’un dans les prochains jours ou semaines. Anticipez les périodes difficiles et trouvez des opportunités de collaboration pour l’équipe.

2  Différentes formes de rencontres informelles

Pour aller plus loin, soyez conscient que le sentiment d’appartenance s’exprime davantage dans l’informel. Trouvez des moyens de créer et maintenir des espaces et des forums dédiés aux échanges informels qui permettront aux employés de sentir qu’ils font partie d’une équipe et que le climat d’équipe est tout aussi agréable à distance.

  • Créez une discussion de messagerie instantanée de groupe pour partager de bonnes nouvelles ou simplement discuter en équipe en mode asynchrone. Assurez-vous de maintenir un certain niveau d’activité pour que l’équipe interagisse quotidiennement.
  • Planifiez des dîners en vidéoconférence, quelques fois par mois, afin d’offrir aux employés de prendre la pause du dîner ensemble comme il le ferait au travail, mais en vidéoconférence.
  • Organisez des pauses-café en ligne pour permettre aux employés de décrocher quelques minutes de leurs tâches et se réunir pour discuter et maintenir des liens.
  • Prenez du temps le vendredi simplement pour discuter des projets de la fin de semaine et permettre aux employés de proposer des idées d’activités à leurs collègues.

Ce ne sont que quelques idées, mais elles ne nécessitent pas beaucoup de temps de la part de l’équipe et permettent de maintenir des liens sociaux. Ultimement, ça donne envie aux employés de travailler davantage en équipe parce qu’ils se sentent plus proches de leurs collègues.

L’idée est de briser l’isolement des employés en télétravail et d’éviter qu’ils se sentent exclus de l’équipe ou oubliés. Renforcer le sentiment d’appartenance à l’équipe maintient un climat de confiance entre les collègues et on a envie de collaborer avec les gens en qui on a confiance.

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