Comment bien accueillir et intégrer les nouveaux employés en télétravail

 

Bien intégrer les nouveaux employés a toujours été important pour faciliter le processus d’adaptation et d’apprentissage. En télétravail, cette étape est encore plus cruciale.

Éloignée de ses confrères et consœurs, une recrue peut se sentir rapidement isolée, désemparée et stressée. En outre, l’esprit d’équipe et le sentiment d’appartenance peuvent être plus difficiles à développer dans ce contexte.

Pour créer une expérience positive, elle devrait pouvoir compter davantage sur le soutien des collègues et l’encadrement du supérieur immédiat.

Qu’est-ce que le processus d’intégration au travail?

Le processus d’intégration fait référence à toutes les pratiques mises en place par l’entreprise pour accueillir et intégrer un nouvel employé. Sa durée varie en fonction de l’emploi et de l’organisation. En effet, comme les postes possèdent leurs propres enjeux et défis, ils peuvent différer en termes de courbe d’apprentissage.

L’intégration permet de transmettre l’ensemble des informations nécessaires pour que l’employé puisse effectuer au mieux son travail. Ces données contiennent, d’une part, les renseignements techniques sur les tâches, et d’autre part, ceux concernant la culture et la hiérarchie de l’entreprise.

Prenez le temps de lui présenter le contexte et la vision de l’organisation, en plus des relations entre son poste et celui des autres. Faites-lui bien comprendre les enjeux organisationnels afin qu’il développe une représentation macro plutôt que micro.

De cette façon, il sera plus facilement en mesure de s’adapter à la structure et à la culture de l’organisation. De plus, il deviendra plus rapidement débrouillard et fera preuve de plus de créativité dans le cadre de son travail.

Enfin, plus sensible aux enjeux, il aura davantage tendance à prendre les meilleures décisions et à réagir promptement en fonction des valeurs de la marque.

Intégration d’un nouvel employé en télétravail : pourquoi est-ce important?

En télétravail, le processus d’intégration d’un nouvel employé est d’autant plus important et délicat!

Étant seul, éloigné de l’environnement de travail et des discussions informelles, il est coupé des informations dont il pourrait bénéficier pour bien s’adapter. Il n’a pas accès au même type d’exposition à la culture qui lui fournirait naturellement des indications sur le contexte et les valeurs de l’entreprise.

De bonnes actions permettent au salarié de s’intégrer plus facilement dans une situation remplie de défis, et augmentent les chances de le garder. Ceci est non négligeable quand l’on connaît les coûts associés au roulement de personnel!

6 actions pour bien intégrer un nouvel employé en télétravail

Un accueil et une intégration bien réalisés sont donc bénéfiques pour l’employé, le supérieur et l’entreprise.

Dans le contexte de la COVID-19 et du travail à distance, comment les gestionnaires ou les responsables des ressources humaines peuvent-ils faire pour faciliter le processus?

Voici quelques actions qui peuvent être mises en place pour intégrer de façon optimale un nouvel employé en télétravail :

  1. La planification appropriée de l’intégration;
  2. La remise du matériel essentiel dès son arrivée;
  3. L’organisation de rencontres avec les intervenants clés;
  4. L’encadrement et les suivis avec le nouvel employé;
  5. Le jumelage entre membres de l’équipe;
  6. L’intégration de la recrue à l’équipe.

Voyons de façon plus précise chacune de ces bonnes pratiques.

1 Planifier l’intégration

La planification de l’accueil et de l’intégration de la dernière recrue en télétravail demeure une étape importante. Elle permet de ne rien omettre et d’obtenir un déroulement harmonieux, sans heurts.

Rassemblez les documents et les informations à transmettre avant son arrivée. N’hésitez pas à monter un dossier, qu’il suffira de sortir lors d’une embauche et de mettre à jour lorsque nécessaire.

Organisez la manière privilégiée pour remettre ces informations et ces documents dans un contexte de télétravail. Par téléphone, rencontre vidéo, courriel, jumelage? En outre, décidez des moments les plus opportuns et appropriés pour le faire.

Le fait de programmer les premières journées de l’employé permet de bien l’encadrer, de le diriger et d’éviter qu’il ne se sente laissé à lui-même. Pour ce faire, élaborez un plan de travail qui le guidera tout au long des premières semaines.

Tâchez tout de même d’encourager des périodes libres dans lesquelles il pourra s’imprégner de son nouveau poste comme bon lui semblera.

2 Remettre tout le matériel nécessaire

Il est important que toutes les ressources nécessaires soient disponibles pour la nouvelle recrue, plus particulièrement en télétravail : ordinateur,  logiciel, accès et identifiants, etc.

Le matin même de l’arrivée de l’employé n’est pas le moment propice pour tenter de dénicher l’équipement et de tester les accès. Prévoyez le matériel et vérifiez que tout fonctionne en avance. Il pourra ainsi s’imprégner en découvrant les dossiers et documents dès la première journée.

Prenez le temps d’expliquer le fonctionnement des outils, s’il y a lieu, ainsi que les procédures spéciales quant au travail à distance mises en place par la direction.

3 Organiser des rencontres avec les intervenants clés

Il est important d’expliquer les relations entre les différents postes lors de l’intégration d’un nouvel employé en télétravail.

Pour ce faire, planifiez des rencontres avec les acteurs clés de son travail afin qu’ils lui fassent part de leur rôle, mais également de leurs attentes face à son emploi. Des liens peuvent ainsi se créer dès le début.

De plus, la recrue est plus à même de comprendre la structure de l’organisation et de voir sa place à l’intérieur de celle-ci. Elle prendra ensuite de bonnes initiatives plus facilement.

4 Encadrer le nouvel employé

Dans le cadre de l’intégration, prenez le temps d’organiser des suivis réguliers avec votre nouveau talent en télétravail. Demandez-lui si tout va bien, ce qu’il pense du déroulement de son arrivée, s’il a tout ce dont il a besoin pour effectuer son travail, etc. Profitez-en pour lui faire part de vos attentes et pour lui indiquer ses progrès lors de ces rencontres.

Encouragez la communication et l’échange sur l’organisation et sur les mandats. Vous pourriez même en apprendre de cette façon!

Une autre pratique est de lui fixer des objectifs chaque semaine, facilitant ainsi le suivi de son développement.

Tous les employés sont différents : certains ont besoin de plus de liberté, tandis que d’autres préfèrent être encadrés. Donc, tentez d’être sensible à leur personnalité et à leur façon de travailler. Adaptez-vous autant que possible au style de chacun, dans le cadre évidemment des possibilités fournies par l’entreprise.

5 Jumeler les employés

Une autre option est de créer un programme de mentorat, dans lequel l’employé est jumelé à un collègue de son équipe. Ce dernier pourrait l’intégrer dans ses rencontres et dans certaines tâches ainsi que répondre aux questions qu’il pourrait avoir.

Le but est de permettre au nouveau membre de s’imprégner des valeurs et de la culture organisationnelles, tout en assimilant plus facilement les aspects techniques de son travail.

Le fait de pouvoir se référer à un supérieur immédiat ainsi qu’à un mentor peut enrichir l’expérience et favoriser le processus d’apprentissage de la recrue. Cette dernière a alors accès à différents points de vue.

6 Inclure l’employé dans l’équipe

En tant que gestionnaire ou responsable des ressources humaines, il faudra probablement faire un effort supplémentaire pour intégrer l’employé à sa nouvelle équipe, étant donné la distance physique.

Nous savons que le sentiment d’appartenance et le soutien entre collègues influencent le climat de travail. Il est donc indispensable de favoriser le développement de liens, sans s’attendre à ce que les salariés prennent l’initiative par eux-mêmes. Aidez-les à le faire, sans toutefois mettre trop de pression.

En contexte de télétravail, vous pourriez par exemple organiser des 5 à 7 virtuels pour qu’ils puissent faire connaissance. La recrue tentera de faire sa place parmi l’équipe et une autre dynamique de groupe s’installera au fur et à mesure.

Des rencontres individuelles à distance avec tous les membres sont aussi à privilégier afin de stimuler la création de relations plus étroites.

L’important est de faire vivre une intégration inclusive et positive au nouvel arrivé, en évitant d’en faire trop et de l’envahir. Rappelons-nous que les premières semaines peuvent être particulièrement drainantes et épuisantes.

Le rôle d’un système de gestion des ressources humaines

Un système de gestion des ressources humaines bien élaboré favorise l’intégration, la mobilisation, la réussite et la rétention des employés. Il représente donc un outil important à mettre en place pour toute organisation.

La plateforme Amélio mesure la satisfaction des équipes et accompagne les organisations pour créer une culture d’entreprise inspirante.

Cet outil facile d’utilisation aide les exécutifs, les responsables des ressources humaines et les gestionnaires à comprendre comment ils peuvent motiver et fidéliser leurs salariés, incluant le succès de l’intégration d’un nouvel employé en télétravail.

    Intégration d’un nouvel employé en télétravail : en conclusion

    Une intégration bien planifiée et bien effectuée est capitale pour soutenir l’arrivée d’un nouvel employé, particulièrement en télétravail.

    N’étant pas naturellement en contact avec la culture d’entreprise et la dynamique d’équipe, il importe de transmettre ces données de façons différentes. Faites preuve de créativité pour accueillir et inclure votre recrue à distance. Cela lui permettra de s’adapter, de développer son autonomie et d’être heureuse dans l’organisation.

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