15 principes pour maximiser votre productivité au quotidien
Comment en faire plus, dans un plus court laps de temps ? Voici 15 principes pour transformer vos journées, et celles de vos équipes.
Comment être plus productif au quotidien dans une société axée sur la performance, où la mondialisation a transformé nos façons de faire ? Comment en faire plus, dans un plus court laps de temps ?
Il existe une énorme différence entre être occupé et être réellement productif. En fait, le but n'est pas de travailler plus, mais de travailler plus intelligemment. Il n'y a pas de technique magique pour être plus productif : seulement des principes que l'on peut graduellement incorporer dans notre quotidien, dans notre propre réalité.
Cet article est autant destiné à vous, responsables des RH, qu'à vos gestionnaires et à vos équipes. Vous y découvrirez des moyens concrets d'élever votre niveau de productivité à son maximum. Et le 14e principe risque de grandement vous surprendre ! Mais d'entrée de jeu, oubliez votre sempiternelle liste de tâches, qui n'a pour conséquence que de vous décourager. Pour les 3 prochaines minutes, désactivez toutes vos notifications. Vous allez passer un bon moment… productif !
Prendre soin de soi et de son environnement
- Prendre soin de soi. Il n'y a pas de productivité sans un niveau élevé d'énergie. Les premières minutes de votre journée devraient vous être entièrement consacrées. Instaurez une routine matinale afin de propulser votre niveau d'énergie à son summum : une séance d'entraînement, une méditation de pleine conscience, une lecture, des gratitudes ou toute autre source de bien-être pour votre corps et votre esprit. Consultez d'ailleurs notre article Les 7 clés essentielles du mieux-être afin d'aller plus loin dans la prise en charge de votre bien-être global.
- Un bon sommeil. Ce point est directement lié au premier et d'une importance capitale, mais malheureusement trop souvent négligé. Accompagnez votre routine matinale d'une saine alimentation et d'une bonne nuit de 7 à 9 heures de sommeil. Car dormir suffisamment nous permet d'améliorer nos fonctions cognitives. En revanche, le manque de sommeil affecte notre fonctionnement cognitif : l'attention, le raisonnement, la prise de décision, l'apprentissage et la mémoire. Un coup de barre en milieu de journée ? Faites une sieste de 20 minutes, maximum, afin de recharger vos batteries. Au-delà de cette durée, vous pourriez être sujet à l'inertie du sommeil, ou l'ivresse du sommeil.
- Un environnement idéal. Optez idéalement pour un bureau fermé, afin de bien vous concentrer. Si ce n'est pas possible, utilisez des écouteurs pour éviter d'être distrait par les conversations de vos collègues. Désencombrez votre bureau et gardez-le propre : cela vous permettra d'avoir les idées claires. Ayez recours, autant que possible, à une source de lumière naturelle ; sinon, utilisez une lampe de luminothérapie. Utilisez deux moniteurs (ou même trois), une chaise très confortable, des plantes pour rendre votre espace de travail plus chaleureux… Bref, votre bureau doit devenir votre havre productif. Vous n'en pouvez plus de votre bureau à la maison ? Travaillez quelques après-midis sur votre terrasse ou au café du coin : un changement d'air est souvent bénéfique.
Choisir où mettre l'effort
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La loi de Pareto
La majorité de vos décisions devraient être prises en fonction du principe 80/20. Cette loi, venant de l'économiste Vilfredo Pareto, stipule que 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. Autrement dit, 20 % de nos efforts donnent 80 % de nos résultats. Ce principe vous permet de hiérarchiser les tâches ayant la plus forte valeur ajoutée pour la poursuite de vos projets.
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Des objectifs décomposés
Les plus grandes tâches sont souvent chronophages et nous amènent à procrastiner. Vous connaissez cette phrase de Desmond Tutu, « Un éléphant, ça se mange une bouchée à la fois » ? Afin d'accomplir vos grands projets, fractionnez-les en plus petits objectifs, en morceaux plus faciles à gérer. Créez-vous des objectifs SMART et déclinez-les en étapes simples à réaliser.
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La règle du 90-90-1
Appliquez cette méthode de Robin Sharma, expert en leadership. Pendant 90 jours, consacrez les 90 premières minutes de votre journée de travail à un seul projet important : celui qui vous tient le plus à cœur ou qui est le plus important pour votre travail.
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Les tâches difficiles d'abord
Une fois identifiées vos tâches ayant la plus grande valeur ajoutée et celle qui est vraiment prioritaire, repérez maintenant celle qui vous rebute le plus et commencez par elle. C'est ce que l'on appelle « avaler le crapaud », que l'on doit à Mark Twain : un crapaud équivaut à une tâche plus difficile. L'important est d'accomplir ces tâches en début de journée, alors que notre énergie est à son maximum. Cette approche provoquera un effet domino pour le reste de votre journée.
« Un éléphant, ça se mange une bouchée à la fois. » Desmond Tutu
Défendre sa concentration
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Une longueur d'avance
Afin de maximiser vos débuts de journée, prenez vos décisions la veille. À chaque fin de journée, prenez 10 minutes pour planifier votre journée du lendemain : reprenez les tâches identifiées et priorisez-en 3 à 5, au maximum. Vous pouvez même choisir vos vêtements la veille : faites comme Barack Obama, Steve Jobs et Mark Zuckerberg, et portez toujours le même genre de vêtements, en plusieurs exemplaires. Vous économiserez plusieurs minutes chaque matin. Vous pouvez aussi préparer vos dîners, ou tous vos repas de la semaine : c'est énormément de temps sauvé.
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Évitez les distractions
Afin de demeurer concentré, coupez toutes les notifications inutiles, autant celles de votre PC que celles de votre téléphone cellulaire. Saviez-vous que nous sommes interrompus environ toutes les 12 minutes dans une journée de travail, et qu'il nous faut en moyenne 3 à 5 minutes pour reprendre notre élan après chaque interruption ? C'est l'impact négatif des pauses involontaires, selon la loi de Carlson (Sune Carlson). Faites le calcul : cela représente en moyenne entre 1 h 30 et 2 h par jour. Et l'on ne parle pas des messageries en ligne (Teams, Slack, Messenger…), des appels téléphoniques et des nombreux courriels reçus chaque jour.
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Le traitement en lot
Le travail en lot de tâches, ou « batching », consiste à regrouper et à effectuer des tâches similaires dans une même période de temps. Par exemple, pour vos courriels, faites comme Tim Ferriss, auteur du livre La semaine de 4 heures, et choisissez deux créneaux par jour pour y répondre : idéalement en fin d'avant-midi et en fin de journée. Vous pouvez aussi bloquer certaines journées de votre semaine pour des rencontres, de la recherche ou de la rédaction. Cette technique augmentera votre productivité et votre créativité, tout en diminuant vos pertes de temps.
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Le travail en profondeur
Des études démontrent que le multitâche est malheureusement un mythe : nous ne faisons pas plusieurs choses en même temps, nous ne faisons que basculer d'une tâche à une autre. Optez plutôt pour le « deep work », soit le travail en profondeur : se concentrer sur une seule et unique tâche en évitant toute interruption. On tombe alors dans un état maximal de concentration, que l'on appelle aussi l'état de « flow ». À titre d'exemple, j'ai utilisé cette approche pour vous écrire cet article. Vous pouvez très bien combiner le traitement en lot et le travail en profondeur.
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Une musique inspirante
Pour atteindre cet état de concentration maximale et entrer dans le flow, rien de mieux que la musique. Afin d'augmenter votre concentration et votre productivité, il est recommandé d'écouter de la musique sans paroles : musique classique, instrumentale ou sons de la nature. Il existe des tonnes de listes de lecture à cet effet sur YouTube et Spotify. Au fil de mes recherches, je suis tombé sur l'entreprise Brain.fm, qui crée de la musique soutenue par la science : selon ses dires, elle offre la musique de fond la plus avancée au monde pour augmenter la concentration. À découvrir !
Tenir le rythme et mobiliser
- Faire des pauses. Accordez-vous régulièrement des pauses afin de décupler votre niveau d'énergie et d'être ainsi plus productif. Les pauses permettent aussi de stimuler et de libérer votre esprit créatif : les meilleures idées sont souvent très loin de notre écran d'ordinateur. En lien avec le travail en profondeur, nous vous suggérons fortement la technique Pomodoro, qui prône de s'atteler à une seule tâche pendant 25 minutes continues, puis de s'accorder une pause de 10 à 15 minutes. Pour en savoir plus, consultez notre article Créativité en télétravail : comment la propulser ?
- La règle des 5 secondes. Cette règle a été créée par Mel Robbins, une avocate américaine dont le livre The 5 Second Rule est devenu un incontournable. Une règle très simple : compter à rebours dans sa tête, 5-4-3-2-1, et agir physiquement et immédiatement à la fin de ce décompte, avant que notre esprit ne crée une raison de ne pas agir. C'est une technique pour combattre notre esprit subconscient. Elle peut s'appliquer dans différentes situations professionnelles : avant une présentation importante, une conférence, une négociation, ou encore avant d'aller courir ou de s'entraîner. Testez : c'est tellement efficace !
- La reconnaissance. Fidéliser les employés et créer un environnement de travail performant requiert bien plus qu'un salaire élevé et des avantages sociaux. Il faut mobiliser les employés afin de créer un réel sentiment d'appartenance, ce qui s'effectue, entre autres, par la confiance, l'honnêteté et la reconnaissance. Les études sont claires à ce propos : un employé mobilisé est plus productif d'au moins 20 % ! De quoi atteindre tous vos objectifs.
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Livres suggérés
- Le principe 80/20 : Faire plus avec moins, de Richard Koch.
- Avalez le crapaud ! 21 bons moyens d'arrêter de tout remettre au lendemain, pour accomplir davantage en moins de temps, de Brian Tracy.
- La semaine de 4 heures : Travaillez moins, gagnez plus et vivez mieux !, de Timothy Ferriss.
- Deep Work : Rules for Focused Success in a Distracted World, de Cal Newport.
Passez à l'action, une bouchée à la fois
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