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Les 5 à 7 virtuels représentent une excellente opportunité pour votre entreprise de souligner les bons coups de vos employés, de tisser des liens forts avec ceux-ci et de leur permettre de lâcher la pression après une longue semaine éprouvante. Eh oui ! On en a tous besoin!

Ce sont également de belles occasions d'accroître le sentiment d'appartenance de vos employés et de renforcer leur engagement envers votre organisation.

Mais une activité du genre ne peut être improvisée. Des étapes simples, mais importantes, doivent être mises en place. Et ce sont ces étapes qui feront toute la différence entre un 5 à 7 correct et un 5 à 7 qui marquera les esprits de vos employés et surtout… qui les fera en redemander!

Vous désirez savoir comment créer des 5 à 7 virtuels mémorables?

Suivez le guide!

ÉTAPE 1
LA PLANIFICATION

Le moment idéal

Afin de vous assurer un maximum de participation de la part de votre équipe, envoyez-leur une communication au préalable afin de connaître leurs préférences et leurs disponibilités.

Attention aux fuseaux horaires, si certains de vos employés sont sur des continents différents. À titre d'exemple, considérant que vous feriez votre événement dès 5:00 PM au Québec, considérez qu'il serait 11:00 PM en France. Vous pourriez donc débuter votre activité à partir de 3:00 PM heure du Québec, voir même à partir de 1:00 PM. Le but étant de ne pas se retrouver avec un verre à la main avant l'heure du dîner.

En fait, votre 5 à 7 n'est pas obligé d'être à 5:00 PM et ne doit pas nécessairement durer 2 heures. La longueur idéale minimum d'un tel événement est d'environ 45 minutes et il peut très bien durer plus de 2 heures. Il n'y a aucune loi écrite sur le sujet et c'est l'ambiance de votre événement qui dictera la durée de celle-ci.

Pour la fréquence, libre à vous d’organiser un tel événement une fois par semaine, par mois ou aux trimestres. Sondez votre équipe !

Le nombre de participants

Concernant le nombre de participants, idéalement nous vous recommandons de vous en tenir à un nombre maximum entre 10 et 15 personnes. Afin de laisser la chance à tout le monde de pouvoir participer et que le tout ne se transforme pas en un brouhaha sans fin.  

Au-delà de ce nombre, pensez à faire appel à un modérateur au sein de votre équipe afin de calmer le jeu et diriger les conversations.

Le choix de la plateforme

Il existe de nombreuses plateformes afin de réaliser avec succès votre 5 à 7 virtuel. Notamment, Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, qui sont les plus connus et qui représentent des valeurs sûres.

Vérifier leurs fonctionnalités, regarder leur capacité autorisée en termes de participants et procéder à des tests audio et vidéo afin de vous assurer que l'outil répond bien à vos attentes. L’important est de faire des tests et de trouver la plateforme qui fait votre bonheur.

Vous êtes assurément déjà très confortable avec l’une de ces plateformes, privilégiez alors celle déjà implantée dans votre organisation. Afin d’éviter toutes frictions technologiques potentielles.

Des cadeaux à offrir ?

À la recherche de cadeaux vraiment originaux afin de récompenser vos employés ? Nous vous proposons Shop moi ça, une entreprise québécoise offrant des produits 100% québécois. Vous y trouverez de tout pour surprendre les membres de votre équipe. Boîtes surprises cocooning, ensembles Maître du BBQ et Cinéma maison, cartes de fête… de tout pour tous les goûts.

Vous désirez offrir la tournée à vos employés pour souligner un jalon important de votre entreprise. Quelques jours précédant votre événement, expédiez-leur des cartes cadeaux de la SAQ. Ils apprécieront tellement !

Est-ce que l'alcool est toujours obligatoire dans un 5 à 7 virtuel ? Bien sûr que non ! Veillez toujours à respecter les préférences de chacun. Et voici une alternative très intéressante…

Vous souhaitez encourager l’économie circulaire et une autre entreprise québécoise ? Nous vous suggérons LOOP Mission qui s’est fait remarquer lors de son passage à l'émission Dans l'œil du dragon. Cette entreprise vous offre une panoplie de choix de jus pressés à froid à partir de fruits parfaitement imparfaits. Et ils fabriquent même des bières à base de pain et des gins à base de pommes de terre. Impressionnant, vous dîtes! 

Et advenant que vous prévoyiez faire des activités nécessitant du matériel spécifique, pensez toujours à expédier le tout directement au domicile de chacun de vos employés ou à votre bureau le plus près de celui-ci.

Vous pourriez même faire livrer des viennoiseries directement au domicile de vos employés par l’entremise de l’une de leurs pâtisseries locales. Ou, simplement, expédiez-leur d’avance des cartes-cadeaux ou des cartes de crédit prépayées. Ils pourront alors choisir à leur guise.

L'invitation

Là vous devez y mettre le paquet ! Votre invitation doit être un véritable Teaser.

Afin de créer, des invitations comparables aux bandes-annonces des plus grands films hollywoodiens… Renderforest est ce qui se fait de mieux en termes de solution du genre. Vous pouvez y insérer votre logo ou une trame sonore via leur banque musicale. En quelques minutes vous avez créé une vidéo accrocheuse faisant saliver les plus sceptiques concernant votre invitation.

Que votre 5 à 7 virtuel souligne l’anniversaire d’un employé ou qu’il s'inscrive dans vos activités du temps des fêtes, n’envoyez pas un simple courriel d’invitation. Attirer leur attention, susciter leur intérêt. Donnez-leur vraiment envie de participer à votre rassemblement virtuel.  

ÉTAPE 2
LA THÉMATIQUE

Les styles

Il existe une tonne de thématiques possibles pour agrémenter votre 5 à 7 virtuel. En voici une liste non exhaustive, qui pourra vous inspirer pour votre prochain rassemblement en ligne.

  • Las Vegas
  • Fièvre disco
  • Far West
  • Luau hawaïen
  • Super Héros
  • Les Oscars
  • Halloween
  • Temps de fêtes
  • Hollywood
  • Woodstock
  • St-Patrick
  • Reggae

Plus d’inspiration ? Consultez cette liste de 225 thèmes d'événements. Vous n'aurez plus besoin de chercher plus loin.

Est-ce que vous êtes obligé d'avoir une thématique pour votre activité ? Aucunement. Cependant, nous vous le suggérons fortement afin de rendre votre événement des plus remarquable et attrayant.

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La musique

Comme dans tout événement, l’ambiance musicale est tellement importante. Pas de musique, pas d’ambiance. Pas d'ambiance, pas de party qui lève ! La dernière chose que l’on veut entendre dans un 5 à 7 virtuel est des soupirs ou des bruits de criquets. Ou pire encore ? Des soupirs de criquets.

Pensez donc à vous créer des listes de lecture que vous pourrez mettre en trame de fond lors de vos réunions virtuelles. Attention, par contre, le son de celles-ci ne doit pas être trop intense. Faites des tests au préalable.

Pensez à vous créer des listes d’ambiance générales, mais également des listes d’ambiance spécifiques pour vos différentes thématiques.

À cet effet, voici quelques suggestions de listes de lecture que vous pourriez créer :

  • Top Hits du moment
  • Musiques des années 70, 80 ou 90
  • Temps des fêtes
  • Halloween
  • Blues
  • Jazz
  • House
  • Cocktail Lounge

Afin de constituer vos différentes listes de lecture, nous vous recommandons des plateformes de choix, telles que Spotify, Apple Music, Amazon Music, ou encore, YouTube.

Idéalement, faites jouer votre musique sur un appareil externe de votre ordinateur et assurez-vous que la plateforme que vous utiliserez pour la tenue de votre 5 à 7 virtuel ne coupera pas les bruits ambiants. Faites des tests à cet effet, quelques jours avant votre activité. 

Pensez également à des arrière-plans captivants afin d'accompagner votre thème et votre musique d'ambiance.

ÉTAPE 3
LES ACTIVITÉS

Plusieurs idées d'activités existent pour alimenter vos 5 à 7 virtuels. Des plus simples aux plus farfelues.

Nous vous présentons ici quelques idées d'activités réalistes et faciles à mettre en œuvre.

Expert invité

Afin de joindre l'utile à l'agréable, nous vous proposons d'inviter un expert à votre 5 à 7 virtuel. Vous pourriez demander à un mixologue de venir vous donner un mini-cours en ligne portant sur des recettes faciles de cocktails à exécuter à la maison.

Un sommelier pourrait venir vous initier à la dégustation des vins. Ou encore, vous pourriez inviter un humoriste à se joindre à votre rencontre et vous assurer des fous rires garantis.

Visite mon univers

Environ 2 semaines précédant votre événement, demandez à vos employés de préparer une petite vidéo d'une minute maximum présentant leur environnement de travail à la maison ainsi que leur petit chez eux.  

Présenter ensuite ces capsules vidéo à votre équipe lors de votre rencontre. C'est une superbe façon d'en apprendre davantage sur l'univers personnel de ses collègues de travail.

Bricolage collectif

Construisez en direct une œuvre, votez et attribuez un prix symbolique. Une excellente occasion d'exprimer votre fibre artistique entre collègues.

Des exemples? Pour votre événement du temps des fêtes, chacun procède à la décoration d'une maison en pain d'épices. Pour l'Halloween, celui ou celle ayant agrémenté la plus belle citrouille, l'emporte. Plaisir garanti!

Qui est ce bébé?

Quelques jours avant votre activité virtuelle… Demandez aux membres de votre équipe de vous fournir une photo d'eux alors qu'ils avaient entre un an et cinq ans.

Faites-en un montage à l'aide de PowerPoint ou Google Slide et présentez le tout à vos employés lors de votre activité. C'est une belle occasion de voir ses collègues sous un tout autre angle.

Les talents inutiles

Nous avons tous un talent inutile. Un talent qui n'apporte rien de notable pour la société. Un exemple ? Être capable de faire tenir en équilibre sur sa tête 50 bananes plantain tout en jouant du banjo et roulant sur un monocycle. Vous voyez ?

Organisez un événement virtuel C'est quoi ton talent inutile ? Faites voter vos membres et décernez un prix. Vous serez tellement surpris de certaines révélations.

Vous désirez plus d'inspiration pour vos prochaines activités de 5 à 7 virtuel ? Consultez ces 36 idées d'événements virtuels inspirants proposées par Event Group, une entreprise de Toronto, offrant un guichet unique pour tous vos besoins événementiels.

ÉTAPE 4
LE DÉROULEMENT

La chronologie

Il est important de circonscrire en termes de temps et d'activités votre 5 à 7 virtuel.

Prévoyez un temps de fin pour votre activité, mais demeurez flexible. Votre événement doit être semi-dirigé et faire place à l'imprévue. Le but est que vos employés aient du plaisir au final.

Vous devez également penser à des activités de remplacement, si jamais un pépin survenait. Nous vous recommandons de toujours avoir une liste d'amorces de conversation en réserve afin de pallier cette situation.

Habituellement, un 5 à 7 virtuel se déroule de la manière suivante:

  • Ouverture du présentateur
  • Une annonce officielle
  • Une ou deux activités
  • Une conclusion

Simplement! Aucunement besoin de compliquer les choses.

Nous vous suggérons de faire un maximum de deux activités et de laisser ensuite vos membres partir sur des discussions plus souples.

Le lieu

Idéalement, votre événement virtuel devrait se dérouler à l'intérieur. Si vous envisagez de faire celui-ci à l'extérieur, prévoyez de l’exécuter dans un espace plus en retrait afin de vous assurer d'une bonne qualité sonore. Et attention à votre voisin Robert qui tond régulièrement son gazon vers 5:00 PM.

Dans tous les cas, pensez toujours à avoir un éclairage suffisant et éviter en tout temps les contre-jours.

Le présentateur

Un hôte, un animateur ou présentateur, est essentiel au bon déroulement de votre 5 à 7 virtuel. Il est le maître d'œuvre de votre événement. Il est fortement suggéré d'en avoir deux advenant un problème technique ou autre.

Votre présentateur devrait toujours utiliser un micro-cravate afin d'assurer une bonne qualité sonore ainsi qu'une minuterie visible par tous les participants afin de chronométrer toutes les activités.

ÉTAPE 5
LA RÉTROACTION

Afin de bien évaluer ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré pour vos prochains 5 à 7 virtuels, nous vous recommandons de procéder à des sondages d'appréciation auprès de vos employés suivant chacune de vos activités.

Cela vous permettra d’ajuster votre tir pour vos prochaines rencontres et de répondre vraiment aux attentes des membres de votre équipe portant ce type d’événement. Vous pourrez également en profiter pour les remercier de leur participation.

En fait, nous vous recommandons de sonder vos employés autant dans la phase de planification, afin de connaître leurs préférences en termes de thèmes et d’activités, que dans la phase de rétroaction.

Amélio vous offre d'ailleurs la possibilité de récolter les meilleures idées de vos membres via sa plateforme et ainsi vous assurez d'organiser des 5 à 7 virtuels des plus mémorables.

Découvrez tout ce qu'Amélio peut générer pour bonifier l'expérience employé dans votre organisation au cours de la prochaine année grâce à cette vidéo de 5 minutes.

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